Hệ Thống Chấm Công Là Gì? Các Hệ Thống Máy Chấm Công Phổ Biến Hiện Nay

Tin tức SECOM

Apr. 12, 2024

Hệ Thống Chấm Công Là Gì? Các Hệ Thống Máy Chấm Công Phổ Biến

Có thể thấy, máy chấm công là công cụ hữu ích trong việc quản lý hoạt động của nhân viên một cách chính xác và hiệu quả. Hiện nay, trên thị trường xuất hiện đa dạng các loại máy chấm công từ truyền thống đến hiện đại như thẻ từ, vân tay, nhận diện khuôn mặt,… Theo đó, việc lựa chọn được hệ thống chấm công phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng cường hiệu quả quản lý. Thấu hiểu điều này, SECOM sẽ tổng hợp và chia sẻ những thông tin liên quan đến hệ thống máy chấm công để giúp các cá nhân, doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc sử dụng.

Tổng quan về hệ thống chấm công

Chấm công không chỉ là cơ sở phục vụ cho việc tính lương, mà còn là phương tiện để doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc, tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Do đó, việc trang bị hệ thống chấm công sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong việc quản lý đội ngũ nhân sự.

Chấm công là gì?

“Chấm” ở đây ta có thể hiểu là hoạt động theo dõi, ghi nhận và đánh giá, “Công” tương ứng với công sức mà nhân viên bỏ ra để hoàn thành khối lượng công việc. Như vậy, chấm công là hình thức theo dõi, ghi chép các thông tin liên quan đến lịch trình làm việc của nhân viên tại công ty. Các doanh nghiệp Việt Nam thường lấy mốc tính công cho nhân viên ở hai thời điểm là giờ vào làm và giờ tan ca.

Hệ thống chấm công là gì?

Hệ thống máy chấm công được thiết lập để thực hiện nhiệm vụ thay cho nhân viên chấm công, giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa mọi sai sót, tăng hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự. Bằng việc sử dụng hệ thống này, các doanh nghiệp cũng dễ dàng quản lý giờ giấc làm việc của người lao động, hơn nữa, công việc tính lương sẽ trở nên công bằng và minh bạch hơn.

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống chấm công?

Các thiết bị chấm công ngày càng được sử dụng rộng rãi nhờ những lợi ích, hiệu quả thiết thực mà chúng mang lại. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng hệ thống máy chấm công giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của hệ thống này.

Đối với doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp, việc chấm công sẽ hỗ trợ theo dõi mức độ chuyên cần và thái độ, trách nhiệm của nhân viên. Cụ thể, quản lý các cấp và bộ phận nhân sự cần nắm bắt chính xác ngày công, giờ làm việc của nhân viên để so sánh, đối chiếu nhằm mục đích đánh giá hiệu suất và cân đối khối lượng công việc.

Không chỉ vậy, việc chấm công cũng là một cơ sở để doanh nghiệp tính lương, cũng như đưa ra các quyết định thưởng phạt phù hợp nhất. Theo đó, trong trường hợp nhân viên nghỉ phép quá số ngày quy định hay tăng ca thường xuyên, thì doanh nghiệp cần có phương án điều chỉnh sao cho hợp lý để nhân sự đóng góp ở mức độ cao nhất.

Đối với người lao động

Đối với người lao động, việc chấm công sẽ cung cấp dữ liệu, số liệu để họ tự nhìn nhận mức độ chuyên cần và xem xét trách nhiệm của mình trong công việc. Tương tự như doanh nghiệp, nhân viên cũng có thể tự đối chiếu giờ công thực tế với giờ công tiêu chuẩn để đưa ra đề xuất, khiếu nại hợp lý.

Ngoài ra, chấm công còn là một cơ sở quan trọng để người lao động có thể theo dõi, đánh giá quyền lợi của mình. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp trước khi tính lương sẽ yêu cầu người lao động rà soát bảng công để kiểm tra chênh lệch nếu có. Bằng việc này, nhân viên có thể đảm bảo họ nhận được mức lương thưởng phù hợp và xứng đáng.

Các hệ thống chấm công được sử dụng phổ biến hiện nay

Công nghệ ngày càng phát triển, các máy chấm công cũng vì thế ngày càng trở nên đa dạng và được tích hợp nhiều công nghệ hiện đại hơn. Trên thị trường hiện nay, hệ thống máy chấm công được ứng dụng nhiều công nghệ khác nhau nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số hệ thống chấm công phổ biến mà SECOM muốn chia sẻ đến bạn.

Hệ thống chấm công thủ công

Hệ thống này sẽ quản lý ngày công của nhân viên trên công cụ Excel, theo đó bộ phận hành chính nhân sự sẽ ghi chép và theo dõi thời gian làm việc của người lao động. Dữ liệu chấm công mỗi ngày của nhân viên sẽ được lưu lại theo dạng bảng biểu. Thông thường, hình thức chấm công thủ công được chia thành ba loại chính là chấm công theo ngày, theo giờ và dựa trên thông tin nghỉ bù.

Ưu điểm

• Thực hiện quản lý trên công cụ miễn phí, giúp tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
• Phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ dưới 30 nhân sự.
• Thao tác thiết lập bảng biểu nhanh chóng, có thể áp dụng những biểu mẫu có sẵn để ghi nhận và theo dõi.

Nhược điểm

• Đôi khi sẽ phải theo dõi cùng lúc nhiều thư mục chấm công khác nhau, khiến quản lý cấp cao và bộ phận nhân sự khó nắm tình hình tổng quát về thời gian làm việc của nhân viên.
• Độ bảo mật trên Excel thường kém do đó khả năng can thiệp, thao tác nhầm gây hỏng dữ liệu rất cao.
• Đòi hỏi bộ phận quản lý hiểu rõ và vận dụng tốt các hàm Excel để có thể tổng hợp chính xác dữ liệu chấm công.
• Trong trường hợp quy mô nhân sự gia tăng quá nhanh, doanh nghiệp sẽ mất thêm chi phí cho nhân sự quản lý các hoạt động chấm công trên Excel.

Hệ thống chấm công bằng thẻ giấy

Đây là phương pháp sử dụng máy chấm công chuyên dụng kết hợp với thẻ giấy để ghi chép dữ liệu. Cụ thể, vào khung giờ quy định, các nhân viên sẽ đưa giấy vào trong máy để in thông tin ngày giờ làm việc lên thẻ. Mỗi thẻ giấy sẽ có sẵn hàng, cột tương ứng với 31 ngày nên có thể sử dụng cho một tháng.

Ưu điểm

• Vận hành dễ dàng, lắp đặt đơn giản, có thể đặt ở bất kỳ vị trí nào vì chấm công bằng thẻ giấy thường có thiết kế nhỏ gọn.
• Công đoạn chấm công nhanh chóng do thời gian máy quét và in thời gian vào thẻ chỉ tốn khoảng 1 giây.
• Giá thành hệ thống máy chấm công bằng thẻ giấy thường rẻ hơn so với nhiều loại máy khác, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Nhược điểm

• Dữ liệu chấm công đôi khi có thể thiếu minh bạch do người lao động có thể nhờ đồng nghiệp cầm thẻ chấm hộ.
• Thẻ giấy có độ bền thấp, trong trường hợp bị ướt, bị rách thì không thể chấm công được nên nhân viên phải bảo quản cẩn thận.
• Phải tổng hợp dữ liệu chấm công bằng phương pháp thủ công để tính lương, không tính được ngày công nghỉ phép, ngày công đi công tác.
• Doanh nghiệp mất thêm khoản phí cố định cho hoạt động làm thẻ giấy hay thay mực cho máy.

Hệ thống chấm công bằng thẻ từ

Đây là phương thức kết hợp giữa máy chấm chuyên dụng và thẻ từ. Theo đó, người lao động chỉ cần quẹt thẻ, mọi thông tin dữ liệu liên quan sẽ tự động sao lưu vào máy.

Ưu điểm

• Quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng trong vòng 1 – 2 giây, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
• Thẻ từ được làm từ nhựa nên dễ bảo quản, ít bị hư hỏng hơn so với thẻ giấy.
• Có thể liên kết dữ liệu với máy tính để hỗ trợ quá trình xử lý, kiểm soát thông tin nên đêm lại hiệu quả tốt hơn.
• Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu kể cả trong tình huống mất điện đột ngột.

Nhược điểm

• Phát sinh chi phí làm thẻ cho người lao động mỗi khi có biến động về nhân sự.
• Nhân viên luôn phải mang thẻ từ trong người, trong trường hợp thẻ bị mất, bị gãy thì không thể chấm công.
• Dữ liệu có thể thiếu minh bạch do người lao động có thể nhờ người khác quét thẻ từ chấm công hộ.
• Chỉ có thể quét mỗi lần một nhân viên nên đôi khi gây mất thời gian vì nhân viên phải xếp hàng đợi quét thẻ.

Hệ thống chấm công bằng vân tay

Người lao động chấm công bằng cách đặt ngón tay vào vị trí đọc của hệ thống chấm công có tích hợp sinh trắc. Bằng cách này, máy chấm công vân tay sẽ tự động quét, lưu trữ thông tin và thời gian di chuyển của nhân viên.

Ưu điểm

• Hạn chế tối đa tình trạng gian lận trong chấm công, đảm bảo được tính công bằng và minh bạch cho dữ liệu.
• Nhân viên có thể chấm công nhanh chóng ngay tại cửa/cổng ra vào của công ty.
• Có thiết kế nhỏ gọn, có thể lắp đặt ở nhiều vị trí khác nhau trong tòa nhà, văn phòng.
• Dữ liệu sinh trắc vân tay cho phép thêm mới, xóa bớt khi có biến động nhân sự, ít phát sinh phụ phí như in thẻ giấy, thẻ từ.
• Giá thành tương đối rẻ hơn so với các hệ thống chấm công nhận diện khuôn mặt hay mống mặt.
• Dễ dàng đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý chấm công, tính lương,…

Nhược điểm

• Dấu vân tay dễ bị ảnh hưởng bởi các tác nhân bên ngoài như hóa chất, thời tiết, mồ hôi,… khiến người lao động đôi khi gặp hạn chế không thể chấm công được.
• Yêu cầu đội ngũ nhân sự phải có mặt vào đầu buổi và cuối buổi, điều này sẽ gây bất tiện đối với những phòng ban hay phải đi công tác, đi gặp khách hàng,…
• Hệ thống chấm công vân tay có thể bị hư hỏng trong quá trình sử dụng, cần được bảo trì thường xuyên.
• Mỗi lần chấm công bằng vân tay, hệ thống chỉ cho phép một người duy nhất, với những doanh nghiệp quy mô lớn thì nhân viên phải đợi khá lâu để được chấm công.

Hệ thống chấm công nhận diện khuôn mặt

Hình thức này đòi hỏi các doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công nhận diện khuôn mặt chuyên biệt, có chức năng nhận dạng tốt. Bởi vì phương thức này ứng dụng công nghệ nhận diện gương mặt để quản lý, theo dõi thời gian hoạt động của nhân viên.

Ưu điểm

• Độ chính xác cực kỳ cao, người lao động không thể nhờ người khác chấm công hộ.
• Loại bỏ được những hạn chế từ các phương thức chấm công khác như mờ dấu vân tay, quên thẻ, thẻ bị hư hỏng,…
• Có thể chấm công cùng lúc nhiều khuôn mặt với thời gian nhanh chóng từ 2 – 3 giây.
• Không mất thêm phụ phí vận hành như chi phí làm thẻ, in ấn, thay mực,…

Nhược điểm

• Do cần nhận diện toàn bộ khuôn mặt nên đôi khi tốc độ xử lý sẽ chậm hơn so với các hình thức chấm công khác.
• Chi phí đầu tư, lắp đặt khá đắt.

Hệ thống chấm công bằng mống mắt

Đây là hình thức chấm công sử dụng thiết bị để phân tích hình ảnh võng mạc của nhân viên, từ đó đối chiếu với các dữ liệu được thiết lập để xác nhận ngày công cho người lao động. Tuy nhiên, hệ thống chấm công bằng mống mắt đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị máy móc và công nghệ tương đối tiên tiến.

Ưu điểm

• Đây là công nghệ chấm công tiên tiến, hạn chế tối đa các trường hợp gian lận hay chấm công hộ.
• Mống mắt của nhân viên khó thay đổi, không bị ảnh hưởng bởi môi trường ngoài như cách chấm công bằng vân tay.
• Độ bảo mật thông tin cực kỳ tốt, dữ liệu minh bạch và công bằng.

Nhược điểm

• Giá thành trang bị thiết bị chấm công bằng mống mắt cao hơn hẳn so với các hệ thống máy còn lại. Do đó, doanh nghiệp tốn kha khá chi phí để mua và bảo trì thiết bị.
• Không phù hợp với những phòng ban, vị trí công việc thường xuyên phải đi công tác, đi gặp khách hàng, đối tác,…
• Không hỗ trợ tổng hợp ngày công cuối tháng cho đội ngũ nhân viên.

Hệ thống chấm công bằng GPS

Hệ thống máy chấm công này sẽ sử dụng chức năng định vị trên các thiết bị thông minh để chấm công online thông qua phần mềm.

Ưu điểm

• Hệ thống GPS hoạt động khá linh hoạt vì cho phép nhân viên chấm công khi đi công tác, đi gặp khách hàng,…
• Có thể tùy biến theo tính chất công việc từng phòng ban hay đặc thù của doanh nghiệp.
• Nâng cao trải nghiệm của nhân viên theo hướng tích cực và chuyên nghiệp hóa tác phong làm việc của người lao động.

Nhược điểm

• Hệ thống này chỉ hoạt động trên các thiết bị thông minh và đòi hỏi người dùng phải kết nối với Internet.
• Người lao động phải thành thạo trong việc thao tác trên thiết bị điện tử, do đó hình thức này gây bất tiện với người lao động phổ thông hoặc người lao động lớn tuổi.

Nguyên lý hoạt động của hệ thống chấm công như thế nào?

Máy chấm công sẽ hoạt động dựa trên việc thu thập, ghi nhận dữ liệu về thời gian ra vào của nhân viên thông qua các thiết bị và phần mềm chuyên dụng. Theo đó, những dữ liệu này được sử dụng để tính toán ngày công, lương thưởng, theo dõi thời gian làm việc,… Thông thường, hệ thống máy chấm công sẽ vận hành dựa trên các nguyên lý hoạt động cơ bản như dưới đây:

Hệ thống chấm công đơn điểm

Hệ thống này phù hợp với những doanh nghiệp làm việc tại một địa điểm duy nhất. Theo đó, thiết bị cần sử dụng để chấm công đơn điểm chi bao gồm máy tính, máy chấm công, đầu đọc phụ và nút exit.

Hệ thống chấm công đa điểm

Hệ thống chấm công đa điểm sẽ thích hợp cho những doanh nghiệp có nhiều trụ sở, chi nhánh nhưng muốn chấm công đồng bộ. Cụ thể, thiết bị cần dùng cho hệ thống này là phần mềm máy chấm công, máy chấm công tại chi nhánh 1/2/3, máy tính,…

Hệ thống chấm công kiêm kiểm soát ra vào

Khóa điện tử và hai đầu đọc ra – vào sẽ được gắn tại cửa ra vào, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hệ thống chấm công bằng thẻ, vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt. Hai đầu đọc ra – vào sẽ liên thông với nhau, lúc này toàn bộ dữ liệu thu được sẽ chuyển về phần mềm chấm công trên máy tính.

Mỗi nhân viên tại doanh nghiệp sẽ được cung cấp một mã ID để đăng ký dấu vân tay, thẻ từ. Theo đó, khi đến khung giờ chấm công, người lao động sẽ tiến hành quét vân tay, thẻ từ trên máy đọc nếu thông tin hợp lệ, cửa sẽ tự động mở cho nhân viên ra vào. Dữ liệu gồm ID nhân viên, thời gian ra vào sẽ được đầu đọc lưu lại và cập nhật trên phần mềm chấm công. Dựa vào những dữ liệu này, doanh nghiệp có thể kiểm soát ngày công, tính toán lương thưởng vào cuối tháng.

Một vài ứng dụng thực tế của hệ thống chấm công hiện nay

Hệ thống chấm công không chỉ được sử dụng để chấm công người lao động, mà còn có thể ứng dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong việc quản lý an ninh và bảo đảm tính công bằng trong môi trường doanh nghiệp. Cụ thể, thiết bị chấm công cũng hỗ trợ liên kết với hệ thống kiểm soát ra vào, nhận dạng khuôn mặt,… nhằm đảm bảo an toàn cho những khu vực cần duy trì trật tự như tòa nhà, văn phòng, nhà máy, khu công nghiệp, trường học, bệnh viện,… Ngoài ra, việc lắp đặt các hệ thống máy chấm công sẽ phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí quản lý, kiểm soát nhân sự.

SECOM – Địa chỉ lắp đặt hệ thống chấm công uy tín, giá tốt

SECOM là tập đoàn hàng đầu Nhật Bản với hơn 50 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp, tư vấn các giải pháp an ninh toàn diện cho doanh nghiệp. Tại Việt Nam, SECOM cung cấp hệ thống quản lý ra vào, hỗ trợ quản lý chấm công cho nhân viên dựa vào dữ liệu giờ vào, giờ ra của người lao động.

Hệ thống này của SECOM cung cấp đến doanh nghiệp các giải pháp quản lý, chấm công hiệu quả nhờ ứng dụng các công nghệ tiên tiến như sinh trắc vân tay, khuôn mặt, mống mắt để tăng cường bảo mật và đơn giản hóa quy trình kiểm soát nhân sự. Qua nhiều năm hoạt động, SECOM đã hỗ trợ cho nhiều doanh nghiệp trong việc lắp đặt, lên phương án thiết kế hệ thống quản lý ra vào, máy chấm công sao cho tối ưu nhất.

Không chỉ có thế, với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, SECOM cam kết sẽ mang đến cho khách hàng dịch vụ tư vấn, thiết kế hệ thống quản lý thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp. Liên hệ ngay với SECOM để được tư vấn về các giải pháp chấm công được ưa chuộng nhất hiện nay.

Nhìn chung, hệ thống chấm công không chỉ là công cụ ghi chép thời gian làm việc, mà còn là một phần quan trọng trong việc quản lý nhân sự, an ninh vô cùng hiệu quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống máy chấm công phù hợp với nhu cầu, ngân sách của mình để cải thiện độ chính xác và tiết kiệm chi phí. Nếu quý khách đang có nhu cầu tư vấn thiết kế hệ thống chấm công, hãy liên hệ ngay với SECOM để có được những giải pháp hiệu quả, an toàn và tiết kiệm nhất.

Column List